Makalah Filosofi pengawasan

BAB II

PEMBAHASAN

A.       Definisi dan Tujuan Pengawasan

Mc. Ferald memberikan definisi pengawasan (Control) sebagai berikut: “Control is the process by which an executive gets the performance of his subordinates to correspond as closely as possible to chosen plans, orders, objectives, orpolicies”. (Pengawasan merupakan suatu proses di mana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau kebijaksanaan yang telah ditentukan). Jelasnya pengawasan harus berpedoman terhadap: 1) rencana yang telah diputuskan, 2) perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan, 3) tujuan, 4) kebijaksaan yang telah ditemtukan sebelunmya.

Di bawah ini digambarkan proses pengawasan sebagai berikut.

 

Sebagaimana halnya dengan  fungsi-fungsi yang lainnya, karena ruang lingkupnya, dalam pengawasan pun dapat dibedakan antara “administrative control” dan “managerial control”. Administrative control meliputi seluruh kegiatan pada unit organisasi pada semua tingkat. Maksudnya ialah agar keputusan yang telah dibuat (dalam bentuk rencana) sungguh-sungguh dijalankan sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Jika hal ini tidak dilaksanakan, besar kemungkinan akan timbul penyelewengan-penyelewengan yang pada akhirnya akan berakibat tidak tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Atau jika tujuan tercapai, tujuan itu akan tercapai setelah pengorbanan yang terlalu besar karena di dalam pelaksanaan terdapat inefisiensi dalam berbagai bentuk.

Managerial control bersifat lebih sempit dan lebih khusus. Khusus dalam arti tidak berlaku bagi seluruh organisasi -tergantung pada tingkat manajemen apa yang melaksanakannya- akan tetapi hanya berlaku untuk suatu unit tertentu dari rangkaian keseluruhan. Meskipun ruang lingkup managerial control lebih terbatas dibandingkan administrative control, namun maknanya sama saja, yaitu untuk sedapat mungkin mencegah penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah dirumuskan sebelumnya.

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari fungsi pengawasan. Keempat tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya, dan mengantisipasi kompleksitas dari organisasi.

B.       Sifat-sifat Pengawasan

Pimpinan suatu organisasi harus mengetahui ciri-ciri suatu proses pengawasan, dan berusaha untuk memenuhi sebanyak mungkin ciri-ciri itu dalam pelaksanaannya, agar fungsi pengawasan itu mendatangkan hasil yang diharapkan. Ciri-ciri itu ialah sebagai berikut.

1.      Pengawasan harus bersifat Fact finding. Artinya pelaksanaan fungsi pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas-tugas dijalankan dalam organisasi.

2.      Pengawasan harus bersifat preventif. Maksudnya proses pengawasan itu dijalankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan penyelewengan-penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

3.      Pengawasan diarahkan kepada masa sekarang yang berarti bahwa pengawasan hanya dapat ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini sedang dilaksanakan.

4.      Pengawasan hanyalah sekadar alat untuk meningkatkan efisiensi.

5.      Pelaksanaan pengawasan itu harus mempermudah tercapainya tujuan.

6.      Proses pelaksanaan pengawasan harus efisiensi.

7.      Pengawasan tidak dimaksudkan untuk menentukan siapa yang salah jika ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul.

8.      Pengawasan harus bersifat membimbing agar para pelaksana meningkatkan kemampuannya untuk melaksanakan tugas yang ditentukan baginya.

C.    Macam-macam Pengawasan

1.      Pengawasan dari dalam (internal Control)

Pengawasan dari dalam, berarti pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit organisasi itu sendiri. Aparat/unit organisasi bertindak atas nama pimpinan organisasi. Tugasnya mengumpulkan segala data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Data-data dan informasi ini dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk menilai kemajuan dan kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Hasil pengawasan ini dapat pula digunakan dalam menilai kebijaksanaan pimpinan.

2.      Pengawasan dari luar organisasi (external Control)

Pengawasan external berarti pengawasan yang dilakukan oleh aparat/unit pengawasan dari luar organisasi. Aparat/unit pengawasan dari luar organisasi itu adalah aparat pengawasan yang bertindak atas nama pimpinan organisasi itu, atau bertindak atas nama pimpinan organisasi itu karena permintaanya.

3.      Pengawasan Preventif

Pengawasan preventif ialah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksudnya untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan dalam pelaksanaan. Pengawasan preventif dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut.

1)      Menetukan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan sistem prosedur, hubungan, dan tata kerjanya.

2)      Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

3)      Menentukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

4)      Menentukan sistem koordinasi, pelaporan, dan pemeriksaan.

5)      Menerapkan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan.

4.      Pengawasan Represif

Pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksudnya untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Adapun pengawasan Represif ini dapat menggunakan sistem-sistem pengawasan sebagai berikut.

1)      Sistem komparatif

2)      Sistem verifikatif

3)      Sistem inspektif

4)      Sistem investigatif

D.       Metode Pengawasan

Proses pengawasan pada dasarnya dilaksanakan oleh administrasi dan manajemen dengan mempergunakan beberapa macam metode, yakni:

1.      Pengawasan langsung

Yang dimaksud dengan pengawasan langsung ialah apabila aparat pengawasan/ pimpinan organisasi mengadakan pemeriksaan dengan sistem inspektif, verifikatif, maupun dengan sistem investigatif. Metode ini dimaksudkan agar segera dapat dilakukan tindakan perbaikan dan penyempurnaan dalam pelaksanaan pekerjaan. Sedangkan sistem pengawasan langsung oleh atasannya disebut built in control. Akan tetapi, karena kompleksnya tugas-tugas seorang pemimpin, seorang pemimpin tidak mungkin dapat selalu menjalankan pengawasan langsung.

2.      Pengawasan tidak langsung

Yang dimaksud dengan pengawasan tidak langsung yaitu aparat pengawasan/ pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan hanya melalui laporan-laporan yang masuk padanya. Laporan tersebut dapat berbentuk lisan, deretan angka-angka atau statistik yang berisi gambaran atas hasil kemajuan yang telah tercapai sesuai dengan pengeluaran biaya/anggaran yang telah direncanakan. Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung itu ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja. Padahal seorang pemimpin yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan hal-hal yang bersifat positif maupun negatif.

E.       Syarat-syarat pengawasan yang efektif

Sesuatu hal yang perlu diketahui bahwa semua pimpinan menginginkan untuk mendapatkan sistem pengawasan yang memadai agar apa yang dilakukan sesuai dengan rencana. Syarat-syarat pengawasan yang efektif ini. Ialah:

1.    Pengawasan harus dihubungkan dengan rencana dan kedudukan seseorang

Semua sistem dan teknik pengawasan harus menggambarkan/ menyesuaikan rencana sebagai pedoman. Maksudnya untuk meyakinkan bahwa apa yang diselesaikan itu sesuai dengan rencana. Di samping itu, pengawasan harus dikaitkan pula dengan kedudukan/jabatan seseorang yang menjadi tanggung jawabnya.

2.    Pengawasan harus dilakukan dengan individu pimpinan dan kepribadiannya

Sistem pengawasan dan informasi dimaksudkan untuk membantu individu manajer dalam melaksanakan fungsi pengawasannya. Di samping itu ialah pengawasan harus dikaitkan dengan pribadi individu untuk memperoleh infomasinya. Sesuatu hal yang penting ialah bagaimana caranya mendapatkan informasi yang mereka perlukan. Untuk mendapatkan  informasi yang perlu diketahui ini dapat dikatakan sebagai teknik pengawasan.

3.      Pengawasan harus menunjukkan penyimpangan pada hal-hal yang penting

Salah satu usaha yang sangat penting untuk mengaitkan pengawasan bagi keperluan efisiensi dan efektivitas ialah untuk meyakinkan bahwa mereka bermaksud untuk menunjukkan penyimpangan. Hal ini tidak cukup hanya menunjukkan pada penyimpangannya saja, sebab kadang-kadang perbedaan antara hasil pelaksanaan dengan standar agak kurang berarti, dibandingka dengan faktor-faktor lain yang mempunyai arti yang besar. Oleh karena itu, penyimpangan tersebut harus diteliti dalam praktik, berdasarkan atas prinsip-prinsip pengawasan terhadap hal-hal yang penting.

4.      Pengawasan harus objektif

Pengawasan yang objektif ialah pengawasan yang berdasarkan atas ukuran-ukuran atau standar yang objektif yang telah ditentukan sebelumnya. Standar objektif dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif.

5.      Pengawasan harus fleksibel

Fleksibilitas dalam pengawasan dapat dilakukan dengan berbagai pelaksanaan rencana alternatif, sesuai dengan kemungkinan situasi. Dalam praktik pengawasan yang fleksibel hanya dapat diterapkan terhadap pelaksanaan rencana yang bersifat fleksibel pula.

6.      Pengawasan harus hemat

Pengawasan harus dinilai dengan biaya. Biaya pengawasan relatif hemat, bila manfaatnya sesuai dengan pentingnya kegiatan, besarnya kegiatan, pengeluaran biaya pengawasan dibandingkan dengan besarnya risiko bila hal ini dilakukan tanpa adanya pengawasan. Teknik pengawasan dan pendekatannya akan dapat efisien, bila mereka dapat menemukan penyimpangan-penyimpangan terhadap pelaksanaan rencana yang sebenarnya, dan sesuatu hal yang dapat menimbulkan kerugian yang tidak dapat menimbulkan kerugian yang tidak dapat diduga sebelumnya.

7.      Pengawasan harus membawa tindakan perbaikan

Sistem pengawasan akan tidak mempunyai arti bila tidak membawa tindakan perbaikan. Sistem pengawasan yang efektif yaitu bila ditemukan terjadinya kegagalan-kegagalan, maka kepada siapa ia harus bertanggung jawab, dan siapa yang dapat menjamin tindakan perbaikannya.

F.     Pentingnya Pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting sebagai berikut.

1.      Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.      Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.