Contoh Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian

Sistem akuntansi penggajian & pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian & pengupahan :

1. jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
2. jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
3. jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu
4. rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
5. Dokumen yang digunakan :

1.      dokumen pendukun perubahan gaji da upah, dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2.       kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.

3.      kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

4.      daftar gaji dan upah.

5.      rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

6.      surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah.

7.      amplop gaji dan upah

8.      bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Catatan akuntansi yang digunakan :

1.      jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga keja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2.      kartu harga pokok produk, catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3.      kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan.

4.      kartu pengahasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yan diterima oleh setiap karyawan.
Fungsi yang terkait

1.      Fungsi kepegawaian, bertanggung jawab : Mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2.      fungsi pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan

3.      fungsi pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah

4.      fungsi akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan

5.      fungsi keuangan, bertanggung jawab :  mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan kepada karyawan yang berhak. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur :

1.      prosedur pencatatan waktu hadir

2.      prosedur pembuatan daftar gaji

3.      prosedur distribusi biaya gaji

4.      prosedur pembuatan bukti kas keluar

5.      prosedur pembayaran gaji

sistem pengupahan terdir dari jaringan prosedur :

1.      prosedur pencatatan waktu hadir

2.      prosedur pencatatan waktu kerja

3.      prosedur pembuatan daftar upah

4.      prosedur distribusi biaya upah

5.      prosedur pembuatan bukti kas keluar

6.      prosedur pembayaran upah, unsur pengendalian intern
organisasi

Mari kita asumsikan perusahaan kami juga memiliki para karyawan yang dibayar setengah bulanan pada tanggal 15 dan hari terakhir setiap bulan. Periode membayar karyawan ini adalah setengah bulan yang berakhir pada hari gajian. Ada satu karyawan gaji di departemen gudang dengan gaji kotor $ 48.000 per tahun, atau $ 2.000 per periode pembayaran. Ada empat karyawan gaji di Departemen Jual & Administrasi dengan gaji gabungan sebesar $ 9.000 per periode gaji.

Karena gaji karyawan dibayar pada hari terakhir bulan dan periode membayar mereka berakhir tepat di hari gajian, tidak perlu untuk bertambah untuk gaji pada akhir Desember (bulan kalender atau lainnya).Masuknya gaji gaji untuk periode kerja 16-31 Desember akan tanggal 31 Desember dan akan terlihat seperti ini:

Payroll Entri gaji # 1: Untuk merekam dan pemotongan gaji untuk periode kerja 16-31 Desember yang akan dibayarkan pada 31 Desember.

Tanggal	Nama Akun		Debet	Kredit
31 Desember	Beban Gaji: Pengiriman Departemen		2,000.00
	Beban Gaji: Jual & Admin Dept		9,000.00
		Hutang Pajak FICA		621.50
		Inc federal pemotongan Pajak Hutang		1,800.00
		Negara Inc pemotongan Pajak Hutang		400.00
		401 (k) Hutang		200.00
		Beban Kesehatan Ins: Pengiriman		40.00
		Kesehatan Ins. Beban: Jual & Admin		200.00
		United Way Hutang		100.00
		Hutang Bersih Payroll		7,638.50

Selain gaji yang tercatat di atas, perusahaan telah dikeluarkan biaya tambahan yang berkaitan dengan penggajian gaji untuk periode ini semi-bulanan 16-31 Desember. Biaya ini harus disertakan dalam laporan keuangan Desember, seperti yang ditunjukkan dalam entri jurnal berikutnya:

Payroll gaji masuk # 2: Untuk merekam tambahan gaji-terkait beban bagi karyawan bergaji untuk periode kerja 16-31 Desember.

Tanggal	Nama Akun		Debet	Kredit
31 Desember	FICA Beban: Pengiriman		153.00
	FICA Beban: Jual & Admin		688.50
	401 (k) Beban: Pengiriman		20.00
	401 (k) Beban: Jual & Admin		80.00
		Hutang Pajak FICA		841.50
		401 (k) Hutang		100.00

Beberapa pemotongan dan bagian majikan pada FICA disetorkan pada hari gajian, yang lain tidak karena sampai nanti. Beberapa pemotongan, seperti asuransi kesehatan, tercatat dalam Entri Payroll Gaji # 1 sebagai pengurangan biaya perusahaan. Kita akan mengasumsikan jumlah berikut ini dikirim pada hari gajian:

Payroll Masuk gaji # 3: Untuk merekam distribusi cek gaji karyawan digaji 'pada 31 Desember.(Pemeriksaan ini mencerminkan membayar dibawa pulang untuk gaji yang diperoleh selama periode kerja 16-31 Desember).

Tanggal	Nama Akun		Debet	Kredit
31 Desember	Hutang Bersih Payroll		7,638.50
		Kas		7,638.50

Beberapa pemotongan dan majikan pencocokan FICA yang disetorkan pada hari gajian, yang lain tidak karena sampai nanti. Beberapa pemotongan, seperti asuransi kesehatan, dicatat sebagai pengurangan biaya perusahaan dalam Entri Payroll Gaji # 1. Kita akan mengasumsikan jumlah dalam Entri Payroll # 4 yang dikirimkan pada hari gajian.

Payroll Masuk gaji # 4: Untuk merekam pengiriman dari beberapa pemotongan gaji dan pencocokan perusahaan yang berkaitan dengan gaji karyawan selama periode kerja 15-31 Desember.

Tanggal	Nama Akun		Debet	Kredit
31 Desember	Hutang Pajak FICA		1,463.00
	Inc federal pemotongan Pajak Hutang		1,800.00
	Negara Inc pemotongan Pajak Hutang		400.00
	401 (k) Hutang		300.00
	United Way Hutang		100.00
		Kas		4,063.00